Seguimos con esos consejos que esperamos os sean de utilidad a la hora de plantearos organizar vuestra boda. En el anterior post os decíamos que si tenéis ganas, ilusión y tiempo, podéis tener una boda preciosa, pero hay que saber qué hacer y por dónde empezar. Por eso os recomendamos no poneros nerviosos y por dónde podíais empezar a buscar la información que necesitáis.
Pues bien, una vez recopilada dicha información, lo siguiente que tenéis que hacer es ORDENAR Y CLASIFICAR la información por tipo de proveedor (iglesias, espacios, caterings, fotógrafos, floristas, música, etc.). Te recomendamos que la que tengas en papel físico, como recortes de revistas o prensa, la clasifiques en carpetas; y la información que hayas obtenido a través de internet o recomendaciones, vayas elaborando una HOJA DE CONTROL en una tabla en Word o Excel con tipo de proveedor, nombre, teléfono y e-mail de contacto, y todas aquellas observaciones que te parezcan interesantes, la valoración que os merece o dudas que puedas tener. En principio, te recomendamos que sólo te hagas una lista u HOJA DE CONTROL (te será más fácil a la hora de gestionar toda la información), o bien en Word o Excel y por tanto añadas lo que tengas en papel físico, o bien lo escribas en un papel o agenda e imprimas todas la información que tienes en Internet y la clasifiques en carpetas. Lo importante es que sigas una misma y única forma de clasificar la información que vayas recopilando para que no pierdas nada y tampoco te hagas un lio. Hacer una tabla en Word o Excel es muy sencillo y útil, pero si no dominas mucho el tema, el sistema tradicional de las carpetas de colores o los post-it de colores también funciona. Lo que importa es que todo esté bien clasificado y no se pierda nada.
Una vez formada es hoja donde apuntarás todo y ya todo ordenado y clasificado, el siguiente paso es LLAMAR O ENVIAR UN E-MAIL al proveedor en el que estéis interesados y que os envíe la máxima información por escrito. Si llamáis podéis aprovechar para hacer las preguntas que teníais como dudas en vuestra hoja de control y si enviáis un e-mail, las podéis incluir en el mismo. Lo que importa es que os respondan en un plazo breve y os pasen el máximo de información (condiciones, precios, tarifas, etc.). Si realmente estáis llamando a un buen profesional, os tendrían que contestar en un plazo máximo de 48h laborables, a pesar de que en temporada alta de bodas estén a tope, al menos se contesta que se ha recibido la petición de información y en breve se le enviará lo solicitado. Si algún proveedor no contesta en ese tiempo o tarda mucho más en contestar, os aconsejamos que ya lo vayáis calificando con nota baja, pues si no tiene tiempo ni de atender bien a un posible cliente, menos tiempo os dedicará cuando ya seáis clientes suyos.
Cuando ya tengáis toda la información recopilada, ordenada y clasificada según vuestras preferencias y anotado todo en vuestra hoja de control (os animamos a que incluyáis impresiones, objeciones, notas, puntuaciones…), el siguiente paso y de gran importancia es SELECCIONAR. En todo este proceso previo de búsqueda seguro que habréis encontrado mucha información y muchos tipos de proveedores, pero con toda la información que disponéis deberéis priorizar aquellos proveedores que más se adaptan a vuestros gustos, preferencias y presupuesto. Si vuestro trabajo previo ha sido bueno, no será difícil la selección de los que vosotros consideráis los mejores.
Una vez seleccionados los proveedores (os aconsejamos seleccionar varios de cada tipo), el siguiente paso es VISITARLOS EN PERSONA. No debéis dejar nunca de hacerlo. Incluso aunque os encontréis lejos del lugar donde os pretendéis casar o viajéis mucho y no tengáis mucho tiempo libre, estamos hablando del día de vuestra boda y es imprescindible que conozcáis a quienes van a trabajar en la misma. Las primeras impresiones cuentan mucho, lo que te cuentan, cómo te lo dicen, la amabilidad con la que te atienden, la profesionalidad con la que te contestan, … todo suma a la hora de valorar a dicho proveedor (y después de cada visita, deberéis añadirlo en vuestra hoja de control para que no se os olvide o con el tiempo os podáis confundir con otro). Una buena web, una buena publicidad, un buen marketing vende, pero lo que en realidad te hace contratar un servicio el día de tu boda, es todo lo que hay detrás. No os dejéis engatusar por todo el marketing que hay alrededor de un proveedor (pues pagando cualquiera puede tener una imagen buena), debéis sacar el máximo de información del mismo, no sólo preguntándole todas las dudas que tengáis sino también preguntándole sobre su trayectoria y años de experiencia, y sobre todo os recomendamos que busquéis sobre el proveedor en cuestión información suya a través de Internet. Hoy en día, si eres un gran profesional tu curriculum te precede y está por todo internet (en entrevistas, reportajes, artículos, portales profesionales como Linkedin, recomendaciones, etc.). Si todo lo que aparece de ese profesional es su web o blog, y su página de Facebook, y nada más, empieza a dudar y pon interrogantes en tu hoja de control. Además el feeling que tengáis con la persona que os atienda es una de las cosas más importantes a valorar, y dependiendo cómo os atienda, podéis pensar que lo hará así siempre, en positivo o negativo.
Y por último, ya visitados todos los proveedores previamente seleccionados por vosotros y con toda la información en vuestro poder más los comentarios sobre las visitas, deberéis ELEGIR EL MÁS ADECUADO PARA VOSOTROS, el que más os guste, coincida con vuestras preferencias, el que mejor impresión de profesionalidad os haya dado, con el que habéis tenido mejor feeling, … aquí seréis vosotros los únicos protagonistas: la elección del proveedor final para cada uno de los aspectos a contratar. Y como os decimos, que sea el mejor para vosotros no significa que sea el mejor para el resto. Cada pareja de novios es diferente, tiene sus propios gustos y preferencias y es por eso que los que tenéis la última palabra sois vosotros.
Por favor, no olvidaros de pedir que os den todo por escrito antes de comprometeros con algún proveedor o firmar algún contrato y si no estáis seguros de algo, lo preguntáis y que os respondan también por escrito. Una vez hagáis la reserva y la paga y señal, ya no hay vuelta atrás, a no ser que queráis perder la reserva. Así que aseguraros siempre de que todo esté por escrito ya que es la única forma de reclamar si luego algo sale mal.
En fin, si seguís nuestros consejos, seguro que acertaréis en la elección del proveedor en cuestión y no habrá sorpresas de última hora, y por tanto, podréis estar tranquilos el día de vuestra boda. No obstante, como habéis podido comprobar todo esto comporta mucho tiempo, mucha organización, muchas ganas… Así que como siempre, os decimos que os podéis ahorrar pasar por todo eso, contratando a una Wedding Planner profesional, pues todo este trabajo ya lo tiene hecho, contrastado y responde por lo que ofrece, por lo que el ahorro de tiempo, preocupaciones y dudas está garantizado, así como la garantía de tranquilidad y éxito el día de vuestra boda. Sois vosotros los que tenéis que valorar si preferís hacerlo vosotros mismos o contratar a un profesional cuyos consejos y experiencia os darán una tranquilidad desde el primer día que haciéndolo vosotros no la tendréis hasta el final.
En el próximo post os seguiremos aconsejando los siguientes pasos a seguir para tener esa boda perfecta que todos los novios desean. Esperamos os estén siendo de utilidad nuestros consejos.
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